Prévoyance d'entreprise : guide complet pour sécuriser vos salariés et votre société

Comprendre les obligations légales

C'est quoi la prévoyance dans une entreprise ? Définition

La prévoyance d'entreprise regroupe l'ensemble des garanties d'assurance souscrites par l'employeur pour protéger ses salariés contre les aléas de la vie pouvant entraîner une perte de revenu :

• L'incapacité temporaire de travail suite à une maladie ou un accident (arrêt de travail)

• L'invalidité, lorsque la maladie ou l'accident réduit durablement la capacité de travail

• Le décès prématuré du salarié

C'est un élément clé de la protection sociale complémentaire en entreprise, avec la complémentaire santé et l'épargne retraite. Les garanties de prévoyance complètent celles de la Sécurité sociale qui sont plafonnées, permettant aux salariés de conserver un revenu proche de leur salaire en cas de coup dur.

Cadre réglementaire général

L'obligation de mettre en place une prévoyance d'entreprise

Depuis le 1er janvier 2016 (loi du 14 juin 2013), toutes les entreprises du secteur privé doivent proposer une couverture minimale de prévoyance à leurs salariés. Cette couverture obligatoire comprend :

• Le versement d'indemnités journalières complémentaires à celles de la Sécurité sociale en cas d'arrêt de travail suite à une maladie ou un accident, pendant au moins 3 mois

• Le versement d'une rente en cas d'invalidité (incapacité partielle à 33% minimum) ou d'inaptitude d'origine professionnelle, en complément de la pension d'invalidité de la Sécurité sociale

• Le versement d'un capital aux bénéficiaires en cas de décès du salarié

Cette obligation vise à généraliser l'accès à une protection minimale pour tous les salariés. La prévoyance doit être mise en place par décision unilatérale de l'employeur (DUE) ou par accord collectif.

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La prévoyance d'entreprise est régie par différents textes (articles L. 911-1 et suivants du Code de la Sécurité sociale, articles L. 2242-1 et suivants du Code du travail, Code des assurances).

Les obligations spécifiques par catégorie de salariés

Au-delà du minimum légal, les obligations de prévoyance diffèrent selon les catégories de salariés :

• Pour les salariés cadres et assimilés, l'employeur doit respecter des garanties minimales spécifiques prévues par la Convention collective nationale de retraite et de prévoyance des cadres du 14 mars 1947. Il s'agit principalement de la cotisation de 1,50% pour le décès (1,20% à la charge de l'employeur).

• Pour les non-cadres, il n'y a pas de minimum conventionnel interprofessionnel. Les obligations de l'employeur dépendent des accords de branche étendus applicables dans l'entreprise. Ces accords prévoient généralement des garanties supérieures au minimum légal.

L'employeur doit donc vérifier les dispositions conventionnelles applicables par catégorie de personnel. Il peut mettre en place des garanties différentes entre cadres et non-cadres.

Les cas de dispense

Certains salariés peuvent demander une dispense d'adhésion au régime de prévoyance obligatoire, sous certaines conditions strictes.

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C'est le cas notamment pour :

• Les salariés et apprentis bénéficiaires d'un CDD ou d'un contrat de mission d'une durée au moins égale à 12 mois, qui justifient par écrit d'une couverture individuelle souscrite par ailleurs pour le même type de garanties

• Les salariés à temps partiel et apprentis dont l'affiliation les conduirait à s'acquitter d'une cotisation au moins égale à 10 % de leur rémunération brute

• Les salariés bénéficiaires de la CMU-C ou de l'ACS, jusqu'à la date à laquelle les contrats prennent fin

Les cas de dispenses d'adhésion sont prévus par l'acte fondateur du régime (décision unilatérale de l'employeur ou accord collectif). Le salarié doit solliciter la dispense d'adhésion par écrit.

La portabilité de la prévoyance

Les salariés qui quittent l'entreprise bénéficient de la portabilité de la prévoyance, c'est-à-dire du maintien à titre gratuit des garanties de prévoyance complémentaire dont ils bénéficiaient en tant qu'actifs.  

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La portabilité de la prévoyance s'applique pendant leur période de chômage et pour une durée maximale égale à la durée de leur dernier contrat de travail (en mois) dans la limite de 12 mois.

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La portabilité de la prévoyance est financée par un système de mutualisation. L'ancien salarié n'a aucune cotisation à payer, c'est à l'employeur d'assumer la charge de la portabilité.

La prévoyance complémentaire facultative

En complément du régime obligatoire, l'employeur peut mettre en place des garanties de prévoyance complémentaire facultatives pour tout ou partie de son personnel. Les salariés ont alors le choix d'y adhérer ou non.

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Ce dispositif permet d'améliorer la couverture prévoyance au-delà du socle obligatoire et de répondre à des besoins spécifiques.

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Par exemple : rente éducation, rente de conjoint, capitaux décès majorés...

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Les cotisations relatives aux garanties facultatives sont en principe à la charge exclusive du salarié. Elles sont soumises à l'impôt sur le revenu et aux cotisations sociales.

Impact des conventions collectives

De nombreuses conventions collectives de branche prévoient des dispositions plus favorables que la loi en matière de prévoyance, qui s'imposent aux entreprises. C'est le cas en particulier dans les branches bien couvertes historiquement (BTP, assurance, organismes sociaux...).

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Les conventions collectives peuvent prévoir :

• Des garanties complémentaires obligatoires spécifiques à la branche (rente éducation, invalidité...) en plus des garanties minimales légales

• Des taux de cotisations conventionnels (assiette, répartition employeur/salarié)

• La désignation d'organismes assureurs pour l'ensemble de la branche

Il est donc essentiel de vérifier les dispositions conventionnelles applicables dans l'entreprise et de s'assurer de leur respect.

Choisir sa couverture prévoyance

Analyse des besoins

Avant de souscrire un contrat de prévoyance, l'employeur doit procéder à une analyse approfondie des besoins de ses salariés et des risques à couvrir.

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Plusieurs critères sont à prendre en compte :

• La démographie des effectifs : âge, ancienneté, turn-over, CSP...

• L'activité de l'entreprise et les métiers exercés, plus ou moins exposés à des risques

• L'historique des arrêts de travail (fréquence, durée, causes...)

• Les attentes exprimées par les salariés ou leurs représentants le cas échéant

Cette étude permet de calibrer au mieux le niveau des garanties et d'anticiper le coût de la prévoyance. Il est recommandé de s'adjoindre les services d'un conseil spécialisé pour cette étape clé (courtier, expert-comptable, avocat...).

Sélection des garanties

Sur la base de l'analyse des besoins, l'employeur détermine les garanties qu'il souhaite mettre en place dans son régime de prévoyance.

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Pour chaque risque (arrêt de travail, invalidité, décès), il convient de définir :

• L'assiette de cotisations (tranche A, B, salaire brut total...) et le taux appliqué

• Le niveau des prestations : montant et durée des indemnités journalières, montant des rentes et capitaux...

• Les délais de carence (franchise) et de stage applicables

• Les éventuelles options ou garanties facultatives

Le choix des garanties résulte souvent d'un arbitrage entre le niveau de couverture souhaité et le budget que l'entreprise et les salariés sont prêts à y consacrer. Il doit aussi tenir compte des exigences de la convention collective applicable.

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Il est possible de moduler les garanties selon les catégories de salariés (cadres/non cadres).

Optimisation fiscale et sociale

Les cotisations de prévoyance obligatoire bénéficient d'un régime social et fiscal avantageux, sous certaines conditions :

• Pour l'employeur : les cotisations sont déductibles du bénéfice imposable et exonérées de cotisations sociales dans la limite de 6% du PASS et de 1,5% de la rémunération (à l'exception des cotisations versées au titre d'une couverture complémentaire décès qui sont exclues de l'assiette des cotisations de Sécurité sociale, quel qu'en soit le montant).

• Pour le salarié : les cotisations obligatoires sont déductibles de l'assiette de l'impôt sur le revenu. Les prestations sont soumises à l'impôt, sauf en cas d'accident du travail ou de maladie professionnelle.

En revanche, les cotisations de prévoyance facultative sont soumises à l'impôt sur le revenu pour le salarié et réintégrées dans l'assiette des cotisations sociales.

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L'employeur a donc intérêt à maximiser la part des cotisations obligatoires dans les limites prévues, et à surveiller la structure de son régime et la nature des garanties souscrites pour ne pas perdre le bénéfice des exonérations sociales et fiscales.

Mettre en place le contrat auprès d'un organisme de prévoyance

Processus de souscription

Une fois les garanties déterminées, l'employeur lance une consultation auprès des organismes d'assurance habilités à couvrir les risques de prévoyance :

• Sociétés d'assurance,  

• Institutions de prévoyance,

• Mutuelles.

Il est recommandé de solliciter au moins trois organismes assureurs et de mettre en place un cahier des charges précis afin de pouvoir comparer les offres de façon objective.

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Après analyse des propositions, l'entreprise retient l'offre la plus conforme à ses besoins et la mieux disante en termes de coût, de qualité de gestion et de service. Elle signe un contrat d'assurance de groupe avec l'organisme choisi.

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Les démarches de souscription du contrat de prévoyance doivent être précédées d'une information et d'une consultation des représentants du personnel (CSE). Leurs avis est consultatif.

Information des salariés

L'employeur est tenu d'informer ses salariés, de façon individuelle et par écrit, de la mise en place du régime de prévoyance obligatoire et de son contenu.

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L'information se fait en deux temps :

• Au moment de la mise en place : l'employeur remet à chaque salarié une notice d'information détaillant les garanties du contrat, leurs modalités d'application et les formalités à accomplir en cas de sinistre. La notice est établie par l'assureur.

• A chaque modification : l'employeur informe les salariés des éventuelles modifications apportées au régime et leur remet une nouvelle notice.

En cas de non-respect de cette obligation, l'employeur peut être tenu de réparer le préjudice éventuellement subi par les salariés qui n'auraient pas été en mesure de faire valoir leurs droits.

Formalités obligatoires

La mise en place ou la modification d'un régime de prévoyance obligatoire nécessite d'accomplir certaines formalités légales et administratives :

• Consultation du CSE sur le projet

• Dépôt auprès de la DIRECCTE de l'acte fondateur du régime (DUE ou accord collectif)

• Remise aux salariés de la notice d'information et recueil d'un écrit attestant de cette remise

• Mention du régime sur le bulletin de paie

• Affiliation des salariés auprès de l'organisme assureur

• Appel et paiement des cotisations

• Déclaration des prestations versées aux salariés ou aux bénéficiaires (DSN)

• Souscription d'un contrat de garantie auprès d'un organisme externe en cas de gestion directe d'un régime décès (sauf pour les régimes relevant de la loi Evin)

En cas de mise en place par décision unilatérale de l'employeur, les salariés disposent d'un mois pour faire valoir leur droit d'opposition. Le régime ne peut alors pas leur être appliqué.

Piloter son régime de prévoyance

Comment fonctionne la prévoyance en cas d'arrêt maladie ?

Lorsqu'un salarié est en arrêt de travail pour maladie ou accident, il perçoit des indemnités journalières de la Sécurité sociale (IJSS) à partir du 4e jour d'absence. Ces IJSS sont égales à 50% du salaire journalier de base dans la limite de 1,8 fois le SMIC.

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Si l'entreprise a souscrit un contrat de prévoyance, celui-ci prendra le relais de la Sécurité sociale pour compléter les IJSS et permettre au salarié de conserver un revenu proche de son salaire net.

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Concrètement, l'organisme assureur versera des indemnités journalières complémentaires (IJC) dont le montant dépend du contrat :

• Pendant la période de maintien de salaire à la charge de l'employeur (jusqu'à 90 jours selon l'ancienneté) : l'assureur verse à l'employeur des IJC permettant de compenser la charge du maintien de salaire.

• Au-delà du maintien de salaire : l'assureur verse au salarié des IJC en complément des IJSS. Le montant est exprimé en pourcentage du salaire de référence, dans la limite de la perte de revenus.

Les IJC sont versées après un délai de franchise (qui se cumule avec le délai de carence de la Sécurité sociale) et pendant une durée maximale prévue au contrat (de quelques mois à 3 ans). Elles sont imposables et soumises à cotisations.

Suivi des cotisations et évaluation de la consommation

Les cotisations de prévoyance sont versées trimestriellement à terme échu sur la base des rémunérations brutes.

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Le compte de résultat annuel transmis par l'assureur permet un suivi des cotisations et prestations. Il présente le rapport entre les prestations versées et les cotisations perçues (ratio P/C). Si ce ratio se dégrade, une augmentation des cotisations est à prévoir à l'échéance du contrat.

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Un suivi régulier de la sinistralité (nombre d'arrêts, durée, coût...) est indispensable pour prévenir toute dérive et prendre des mesures correctrices en cas de besoin : analyse des causes des arrêts, actions de prévention, contrôle des absences...

Adaptation aux évolutions

Le régime de prévoyance doit être régulièrement mis à jour pour tenir compte des évolutions législatives, conventionnelles et de la situation de l'entreprise.

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Par exemple, la loi de financement de la Sécurité sociale peut modifier les obligations de l'employeur (hausse du taux minimum légal, nouveaux cas de dispense...). De même, une nouvelle convention collective peut imposer des garanties plus favorables.

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Des clauses de revoyure sont généralement prévues pour adapter le régime si nécessaire. Toute modification substantielle du contrat requiert l'information et la consultation préalable des représentants du personnel.

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En cas de changement d'activité, de fusion ou de restructuration, l'employeur doit s'assurer de la continuité de la couverture prévoyance. L'harmonisation des régimes en cas de fusion fait l'objet d'une négociation spécifique.

Optimisation continue

Pour maîtriser l'évolution des coûts tout en assurant une couverture suffisante des salariés, l'employeur doit piloter activement son régime de prévoyance.

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Plusieurs leviers peuvent être actionnés selon le contexte et la stratégie de l'entreprise :

• Renégociation des taux de cotisations et des garanties à l'échéance du contrat. Un appel d'offres doit être lancé au moins tous les 5 ans.

• Ajustement du niveau de couverture en fonction des attentes des salariés et du budget. Les garanties non utilisées peuvent être revues à la baisse.

• Instauration de mesures de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail qui contribuent à réduire l'absentéisme.

• Mise en place d'un contrôle médical spécifique pour certains risques (complémentaire du contrôle de la Sécurité sociale).

• Communication régulière auprès des salariés sur les garanties et le bon usage de la prévoyance.

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